fot. Juli/ (CC BY-NC-ND 2.0)/ flickr.com

Należące do Grupy Impel SI-Consulting wdraża elektroniczny obieg dokumentów w PGNiG. – Rejestracja i rozliczanie faktur jest procesem bardzo pracochłonnym, a przez to także kosztownym. Dlatego jego optymalizacja może przynieść firmie wymierne korzyści finansowe – tłumaczą przedstawiciele gazowniczej spółki.

SI-Consulting, będące częścią Grupy Impel, zakończyło wsparcie wdrożenia elektronicznego obiegu faktur zakupowych (EOF) w centrali spółki i w wybranych oddziałach PGNiG SA.

Docelowo, dzięki dalszej współpracy z SI-Consulting, wdrożony zostanie elektroniczny obieg dokumentów księgowych związanych ze środkami trwałymi oraz rozliczanie delegacji we wszystkich oddziałach PGNiG SA.

– Przeterminowane płatności, problem z rozliczeniem podatków, kary finansowe, brak informacji na temat zobowiązań finansowych – to typowe problemy wielu przedsiębiorstw – mówi Anna Sowińska-Polak, kierownik projektu po stronie PGNiG.

Podkreśla, że rejestracja i rozliczanie faktur jest procesem bardzo pracochłonnym, a przez to także kosztownym.

– Dlatego jego optymalizacja może przynieść firmie wymierne korzyści finansowe – dodaje Sowińska-Polak.

Cel: niższe koszty

Głównym celem biznesowym projektu było zmniejszenie kosztów spółki poprzez ograniczenie zaangażowania w prace biurowe i uniknięcie kosztów zbędnych wydruków.

Jak tłumaczą przedstawiciele SI-Consulting, zintegrowany z systemem SAP EOF umożliwił ponadto optymalizację procesów organizacyjnych, poprawę jakości i dostępności informacji zarządczej, zwiększenie efektywności i eliminację błędów oraz monitorowanie procesów zatwierdzania faktur.

Wdrożenie w PGNiG SA elektronicznego obiegu faktur zakupu i systemu ich raportowania dotyczy faktur krajowych i zagranicznych, faktur księgowanych w referencji do zamówienia w module gospodarki materiałowej SAP i faktur księgowanych bezpośrednio w obszarze finansowym SAP.

EOF – autorskie dzieło Polskiego Czempiona

EOF to autorskie rozwiązanie SI-Consulting, służące do usprawnienia zarządzania dokumentacją finansową, przystosowane do integracji z systemem SAP.

To kompleksowa struktura umożliwiająca wydajne przetwarzanie otrzymywanych faktur do postaci cyfrowej, rozpoznanie i zarejestrowanie w systemie niezbędnych danych z faktury oraz ich odpowiednie procedowanie w systemie obiegu dokumentów zbudowanym na platformie SAP.

Elastyczny system obiegu dokumentów zapewnia ich przepływ zgodnie z obowiązującym w organizacji procesem decyzyjnym – od chwili wpłynięcia faktury do systemu – do momentu jej archiwizacji.

Wdrożenie EOF bazuje na doświadczeniach konsultantów SI-Consulting implementowania obiegu faktur o zbliżonym zakresie w takich przedsiębiorstwach jak Grupa Impel, Telewizja Polska, Kronopol, Cadbury, Tauron Polska Energia i Polfarmex.

– Podczas wdrożenia w PGNiG SA wprowadzono szereg nowatorskich funkcjonalności takich jak obieg dokumentów poleceń księgowania na jednego lub wielu dostawców, obieg dokumentów rozliczeń płatności, dodatkowy obieg płatności po zaksięgowaniu faktury zakupu – dodają przedstawiciele spółki Grupy Impel.

Dalsza współpraca SI-Consulting i PGNiG SA dotyczy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów księgowych związanych ze środkami trwałymi (dokumenty OT, MT, PT, LT, PI) oraz rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych.